Jak wybrać biuro rachunkowe na Bielanach obsługujące KSeF dla JDG?

Dlaczego obsługa KSeF powinna wpływać na wybór biura rachunkowego?

Bo KSeF zmienia obieg faktur, więc wpływa na podatki, płynność i ryzyko.
Dobre biuro zaplanuje wysyłkę e-faktur, wprowadzi standardy opisu kosztów i usprawni rozliczenia. Dzięki temu ograniczysz błędy i opóźnienia. Zyskasz spójny proces od wystawienia dokumentu po zaksięgowanie i zapłatę. Na Bielanach łatwo znaleźć lokalnego partnera, który połączy pracę online z wygodą spotkań na miejscu. Warto sprawdzić, czy biuro rozumie realia JDG i potrafi przełożyć KSeF na prosty, powtarzalny schemat działania.

Jak zweryfikować doświadczenie biura w obsłudze jednoosobowych firm?

Zapytaj o konkretne doświadczenia z KPiR, ryczałtem i rozliczeniami VAT oraz ZUS.
Poproś o opis przykładowego procesu dla JDG. Sprawdź, kto będzie Twoim opiekunem i jakie ma kompetencje. Zwróć uwagę na:

• znajomość KPiR i ryczałtu oraz specyfiki branż JDG
• rozliczanie kosztów i sprzedaży w KSeF w praktyce
• wsparcie przy przejściu z faktur PDF na e-faktury
• doświadczenie w korektach i anulacjach w KSeF
• przejrzyste instrukcje dla przedsiębiorcy krok po kroku

Po jakich narzędziach i integracjach poznam realne wsparcie KSeF?

Po zintegrowanym systemie księgowym z API KSeF i prostym panelu dla klienta.
Zapytaj, czy biuro oferuje:

• automatyczną wysyłkę i odbiór e-faktur z nadaniem numeru KSeF
• OCR i katalogowanie kosztów oraz workflow akceptacji
• archiwum dokumentów online z wyszukiwarką i historią zmian
• bezpieczne nadawanie uprawnień do KSeF i logowanie dwuskładnikowe
• import wyciągów bankowych i przypinanie płatności do faktur
• integracje ze sklepem internetowym lub systemem magazynowym, jeśli ich używasz

Jak sprawdzić, czy biuro ma procedury ochrony danych i ubezpieczenie?

Poproś o polityki RODO i potwierdzenie polisy OC biura rachunkowego.
Dopytaj o:

• zakres ubezpieczenia i zdarzenia objęte ochroną
• nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF oraz rejestr dostępów
• szyfrowanie danych, kopie zapasowe i zasady retencji
• klauzule poufności oraz przeszkolenie personelu
• procedury na wypadek incydentu i sposób informowania klientów

Na jakie zapisy umowy zwrócić uwagę przy rozliczaniu faktur w KSeF?

Na odpowiedzialność za wysyłkę, terminy i tryb działania w razie awarii.
Sprawdź, czy umowa i załączniki precyzują:

• kto wysyła faktury do KSeF i w jakich terminach
• zasady potwierdzania statusu i numeru KSeF
• postępowanie przy korektach i anulacjach
• tryb pracy w razie awarii KSeF oraz po powrocie systemu
• zakres odpowiedzialności biura i klienta
• sposób przekazywania uprawnień do KSeF i ich odwoływania
• warunki zakończenia współpracy i przekazania danych

Jak ocenić dostępność usług: odbiór dokumentów i wsparcie online?

Sprawdź, czy biuro łączy sprawny online z wygodnym wsparciem lokalnym.
Zapytaj o:

• portal klienta do wgrywania dokumentów i podglądu rozliczeń
• możliwość odbioru dokumentów na Bielanach i kuriera, gdy trzeba
• tryb pracy w końcówkach miesiąca i przy zamknięciach
• standardowe godziny wsparcia i kontakt w pilnych sprawach
• opcje spotkań zdalnych i na miejscu

Jak mierzyć jakość komunikacji i czas reakcji biura na zgłoszenia?

Ustal mierzalne standardy odpowiedzi i jasny punkt kontaktu.
Dobrą praktyką są:

• opiekun klienta oraz zastępstwo na czas nieobecności
• deklarowany czas reakcji na e-mail i telefon
• statusy zgłoszeń i krótkie raporty z prac
• harmonogram rozliczeń i przypomnienia o terminach
• proste instrukcje i szablony, które oszczędzają Twój czas

Jak przygotować dokumenty i procesy przed wdrożeniem KSeF w firmie?

Zbierz dane, opisz proces i nadaj uprawnienia do KSeF przed startem.
Przygotuj:

• bazę kontrahentów z poprawnymi danymi i numerami NIP
• zasady numeracji i opisu faktur oraz kategorie kosztów
• listę osób wystawiających faktury i schemat akceptacji
• uprawnienia do KSeF dla siebie i biura oraz bezpieczne przekazanie tokenów
• sposób przekazywania dokumentów kosztowych do zaksięgowania
• prostą checklistę zamknięcia miesiąca dla JDG