Czy outsourcing usług IT w Warszawie zapewni zgodność z RODO?

W świecie, gdzie tempo pracy przyspiesza, mało kto chce rozwijać własny dział IT. Outsourcing kusi szybkością i dostępem do ekspertów. Pojawia się jednak ważne pytanie: co z ochroną danych i odpowiedzialnością za naruszenia.

W tym artykule wyjaśniam, jak poukładać współpracę z dostawcą IT w Warszawie tak, aby była zgodna z RODO, czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Dowiesz się, jak rozdzielić role, co wpisać do umowy i jakie środki bezpieczeństwa wdrożyć w praktyce.

Outsourcing usług informatycznych Warszawa a zgodność z RODO?

Sam outsourcing nie zapewnia zgodności z RODO. Odpowiedzialność spoczywa na administratorze, a dostawca wspiera ją umową i środkami bezpieczeństwa.

Outsourcing usług informatycznych w Warszawie może ułatwić spełnienie wymogów, bo lokalna obsługa i centrum danych w Unii Europejskiej upraszczają kwestie transferów i nadzoru. RODO wymaga jednak podejścia procesowego. To administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania oraz wybiera partnerów dających gwarancje. Dostawca IT wdraża uzgodnione zabezpieczenia, szkoli ludzi, prowadzi monitoring i raportuje incydenty. Zgodność powstaje z dobrze zgranych ról, umów i codziennej praktyki, a nie z samego faktu podpisania kontraktu.

Jak rozdzielić obowiązki administratora i podmiotu przetwarzającego?

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie.

Administrator powinien:

• określić cele, podstawy prawne i zakres danych
• wypełnić obowiązek informacyjny i prowadzić rejestry czynności
• oceniać ryzyko i wykonywać oceny skutków dla ochrony danych, gdy są wymagane
• wybierać dostawców dających wystarczające gwarancje i ich nadzorować
• obsługiwać żądania osób, których dane dotyczą
• zgłaszać naruszenia organowi nadzorczemu

Podmiot przetwarzający powinien:

• przetwarzać dane tylko na udokumentowane polecenie
• zapewnić poufność i szkolić personel
• wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne
• pomagać w realizacji praw osób i ocen skutków
• zgłaszać naruszenia bez zbędnej zwłoki
• prowadzić rejestr kategorii czynności, stosować podpowierzenie tylko za zgodą
• po zakończeniu umowy zwrócić lub usunąć dane i udostępnić dowody

Jak powinna wyglądać umowa powierzenia danych z dostawcą IT?

Umowa musi spełniać wymagania art. 28 RODO i precyzować zakres, środki, audyty i podwykonawców.

W praktyce umowa powinna wskazywać: przedmiot, czas trwania, cel i charakter przetwarzania, rodzaje danych i kategorie osób, a także obowiązki i prawa administratora. Kluczowe elementy to:

• opis środków technicznych i organizacyjnych w załączniku technicznym
• zasady zgłaszania incydentów i czasy reakcji, wraz z punktami kontaktu
• zgody i warunki dla podwykonawców, w tym ich listę i obowiązki
• lokalizację danych i warunki transferów poza Europejski Obszar Gospodarczy, wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami
• mechanizmy audytu i testów, w tym dostęp do raportów i inspekcji
• zasady retencji, zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu usług
• wsparcie w realizacji praw osób i w ocenach skutków
• powiązanie z umową o poziomie usług, czyli Service Level Agreement, aby bezpieczeństwo nie było rozdzielone od operacji

Jakie techniczne i organizacyjne środki trzeba wdrożyć dla RODO?

Należy zastosować adekwatne środki z art. 32 RODO i zasadę ochrony danych w fazie projektowania.

Przykładowe środki:

• kontrola dostępu, wieloskładnikowe logowanie i zasada minimalnych uprawnień
• szyfrowanie danych w spoczynku i w transmisji, zgodne z aktualnymi standardami
• segmentacja sieci, zapory, ochrony punktów końcowych i aktualizacje
• dzienniki zdarzeń, stały monitoring i analiza zagrożeń
• kopie zapasowe z testami odtwarzania oraz plan ciągłości działania i odtworzenia po awarii
• klasyfikacja danych, minimalizacja zakresu i retencja z bezpiecznym usuwaniem
• zarządzanie podatnościami i kontrola zmian
• procedury i szkolenia dla pracowników, w tym higiena haseł i phishing
• w przypadku centrum danych: kontrola fizyczna dostępu, rejestry wejść, zasilanie awaryjne i klimatyzacja
• oceny skutków dla ochrony danych, gdy ryzyko jest wysokie

Czy certyfikaty i audyty potwierdzają zgodność usług informatycznych?

Nie gwarantują zgodności, lecz pokazują dojrzałość procesów i ułatwiają weryfikację.

Przydatne są certyfikacje systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz prywatnością, a także niezależne raporty z audytów i testów. Warto żądać aktualnych certyfikatów i ich zakresu, a także raportów z audytów typu niezależna ocena kontroli, sprawozdań z testów penetracyjnych oraz planów naprawczych. Istnieją także mechanizmy certyfikacji wprost przewidziane w RODO, lecz ich dostępność jest ograniczona, dlatego nie zastępują one indywidualnej oceny ryzyka i kontroli umownych. W sektorach objętych dodatkowymi regulacjami, jak dyrektywa NIS2, konieczne mogą być audyty cyberbezpieczeństwa.

Jak szybko reagować na naruszenie danych przy outsourcingu IT?

Reagować trzeba natychmiast. Dostawca zgłasza incydent bez zbędnej zwłoki, a administrator decyduje o notyfikacjach.

Ustal z dostawcą jasny plan reagowania. Określ kanały komunikacji, progi eskalacji i osoby kontaktowe. Zadbaj o szybkie wykrywanie przez monitoring i alerty. W razie incydentu należy ograniczyć skutki, zabezpieczyć dowody, ocenić ryzyko i zadecydować o zgłoszeniu do organu nadzorczego w 72 godziny od wykrycia. Jeśli ryzyko dla osób jest wysokie, trzeba poinformować osoby, których dane dotyczą. Po incydencie warto przeprowadzić analizę przyczyn i wdrożyć działania naprawcze, w tym aktualizację procedur i dodatkowe szkolenia.

Jak ocenić dostawcę IT przed podpisaniem umowy powierzenia?

Przeprowadź rzetelne due diligence obejmujące ludzi, procesy, technologię i lokalizację.

Sprawdź:

• doświadczenie w branży i podobnych projektach oraz dostęp do wsparcia na miejscu w Warszawie
• dojrzałość polityk bezpieczeństwa, szkolenia i weryfikację personelu
• architekturę, monitoring, kopie zapasowe i testy odtwarzania
• mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowania i zarządzania podatnościami
• gotowość do audytów i zakres udostępnianych raportów
• listę podwykonawców i kontrolę nad nimi
• lokalizację przetwarzania danych i zgodność transferów
• poziomy usług w umowie, w tym czasy reakcji i przywracania
• procedury wyjścia, zwrotu lub usunięcia danych oraz przenoszalność
• zgodność usług chmurowych z wymaganiami Twojej organizacji
• ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej i cyber oraz jego zakres

Chcesz sprawdzić zgodność firmy z RODO przed outsourcingiem IT?

Zacznij od krótkiego przeglądu ryzyk i umów. Potem zaplanuj audyt bezpieczeństwa, ocenę skutków oraz uzupełnienie dokumentacji i procedur. Jeśli działasz lokalnie, atutem jest partner z obecnością w Warszawie i centrum danych w Unii Europejskiej. Dzięki temu nadzór jest łatwiejszy, a czas reakcji krótszy. Dobrze przygotowane wymagania i umowa z załącznikami technicznymi to realna ochrona na co dzień, a nie tylko zapis na papierze.

Zamów audyt RODO i plan wdrożeń przed podpisaniem outsourcingu IT w Warszawie.